Les personnages sont classés d'après leur nom de famille et non d'après leur titre, leur nom de femme mariée, leur pseudonyme, leur sobriquet, leur nom de théâtre ou de religion. Exemples: Donald Alexander Smith, 1er baron Strathcona et Mount Royal; Florence Daly Lucas (Thompson); Louis Gonnet, dit frère Réticius; Marie-Francoise Huot, dite Sainte-Gertrude. Chaque fois que c'est possible, la forme du nom reproduit la signature de la personne, mais on a pris aussi en considération l'usage de l'époque. Les variantes les plus utilisées sont indiquées entre parenthèses.
Pour les noms de famille commençant par Mc ou Mac et dont l'orthographe ne peut être confirmée par une signature, la forme Mac a été privilégiée, suivie d'une majuscule. Les Écossais qui avaient droit, selon la loi, d'ajouter une désignation territoriale à leur nom ont été présentés avec cette désignation, par exemple Angus Mackintosh of Mackintosh, 26e chef du clan Chattan et 25e chef du clan Mackintosh. Quant à ceux qui ne l'utilisaient que pour se distinguer d'une autre personne, cette désignation a été ajoutée entre parenthèses : Alexander McDonell (Collachie). Les noms en gaélique n'ont été retenus que lorsqu'il était évident que les personnages continuaient à parler cette langue et à vivre dans un milieu gaélique. Exemple : Iain MacGhillEathain (John MacLean).
Dans le cas de noms français, La, Le, Du, Des et parfois De sont censés faire partie du nom et prennent la majuscule. Même si le personnage signe en un seul mot, avec deux majuscules, son nom figure en deux mots, comme le veut l'usage français; toutefois, pour les personnes qui se sont intégrées à un milieu anglophone, cette règle n'a été appliquée que si elle était confirmée par une signature.
Dans le cas de noms espagnols, la, comme de, ne sont pas considérés comme partie du nom de famille. Exemple : Juan Francisco de la Bodega y Quadra. Les anciens noms scandinaves sont classés d'après leur nom propre, car leur nom de famille changeait à chaque génération.
Les noms punjabi et chinois ainsi que les noms indo-canadiens et nippo-canadiens ont été présentés selon les transcriptions en usage au Canada. Pour les personnes originaires de pays où l'alphabet cyrillique est en usage, on a privilégié la signature en caractères romains, quand on pouvait la trouver, ou la transcription la plus courante au Canada. Dans certains cas, on a retenu ou ajouté la translittération suggérée par le Canadian lnstitute of Ukrainian Studies à partir du système proposé par la Bibliothèque du Congrès.
Les noms autochtones présentent un problème particulier. Un autochtone pouvait en effet être connu sous son propre nom, que les gens, peu familiers avec la langue, orthographiaient à leur façon, mais il pouvait aussi porter un sobriquet ou un nom de baptême. De plus, certaines familles autochtones, comme celle des Cope [V. biographie : John Noel Cope], utilisaient un nom de famille. Le nom autochtone a été conservé lorsque nous pouvions le trouver et, puisqu'il est impossible de reconstituer l'orthographe originelle, la forme sous laquelle il figure est celle que nous retrouvons dans les sources les plus consultées et tient compte de l'usage de la version imprimée. Les variantes sont indiquées entre parenthèses. Exemple : Ahchuchwahauhhatohapit (Ahchacoosacootacoopits, Star Blanket). Les Métis sont présentés sous leur nom " européen ", sauf s'ils se sont intégrés à un milieu autochtone. Exemple : Louis Guiboche. Les noms des différentes nations autochtones ont été présentés selon une forme retrouvée dans les documents d'époque afin d'aider le chercheur qui consultera ces documents.
On s'est servi de grandes et de petites majuscules ainsi que d'astérisques dans la version imprimée pour indiquer les personnages qui ont une biographie dans le même volume (sir Wilfrid LAURIER) ou ceux dont la biographie a déjà paru dans un volume ou devrait paraître plus tard (William Lyon Mackenzie King*). Ces conventions n’ont pas été retenues dans la version en ligne.
Les noms de lieux utilisés sont ceux de l'époque et l'orthographe est celle qui apparaît le plus souvent dans les documents et sur les cartes de la période. Si cela est nécessaire, le nom moderne est inclus entre parenthèses : Prince Arthur's Landing (Thunder Bay, Ontario); Bobrouisk (Babrouisk, Biélorussie).
Les lieux sont identifiés par le nom moderne de la province, du territoire, de l'État ou du pays où ils sont situés. Des noms de villes comme Londres, Paris, Rome et Boston ne nécessitent aucune identification. Au Canada, les capitales des provinces et plusieurs villes bien connues comme Montréal et Vancouver ne sont pas suivies du nom de la province.
Les noms des maisons d'enseignement, des établissements commerciaux, hospitaliers, philanthropiques, des entreprises et des organismes gouvernementaux ont été établis, dans la plupart des cas, à partir des Statuts des différentes provinces et d'autres documents officiels. Tout organisme œuvrant au Québec a été présenté sous sa forme française lorsque celle-ci a été reconnue juridiquement; il en a été de même pour les organismes du Manitoba constitués en société entre les années 1870 et 1890. Pour le reste du Canada, l'appellation française n'a pas été retenue, sauf dans le cas des départements et ministères des différents gouvernements et des organismes qui leur sont directement rattachés.
Les citations dont la langue originale diffère du texte de la biographie ont été traduites. Les chercheurs pourront consulter la version anglaise du Dictionnaire biographique du Canada en ligne afin de retrouver l'original des citations traduites. Dans le cas de certaines citations anglaises tirées d'un ouvrage ayant aussi été publié en français, la version française a généralement été retenue. La capitalisation, l'orthographe, la ponctuation des citations originales sont respectées sans qu'on indique [sic] quand elles sont fautives. Tout changement apporté à une citation, souvent pour respecter la concordance grammaticale, est indiqué entre crochets. On a parfois placé entre crochets le nom d'un personnage de manière à l'identifier de façon plus précise ou à titre de renvoi à une autre biographie.
Les citations non traduites figurant dans les biographies sont conformes à l'original, sauf que certains i, u et v des anciens textes manuscrits ou imprimés ont été modernisés en j, v et u. C'est ainsi que ivin est devenu juin. On a gardé les accents de l'original.
L'écart entre le calendrier julien et le calendrier grégorien intervient dans quelques biographies. Les dates du calendrier julien retardent de 11 jours sur celles du calendrier grégorien au XVIIIe siècle, et l'année julienne commence le 25 mars. La France et l'Espagne ont adopté le calendrier grégorien en 1582, l'Écosse a fixé le début de l'année au 1er janvier en 1600, tandis que l'Angleterre et les colonies américaines ont conservé le calendrier julien jusqu'en 1752. Un personnage né, par exemple, en Angleterre ou dans les colonies américaines le 16 février 1739, ancien style, aura sa date de naissance présentée de la façon suivante : 16 février 1739/1740. Sauf ces cas où l'on indique que l'année peut varier entre le 1er janvier et le 25 mars, aucune autre date d'ancien style n'a été adaptée.
Il arrive que malgré de nombreuses recherches il soit impossible de déterminer les dates de naissance et de décès d'un personnage et que seules des années précises de sa vie soient connues. Dans le paragraphe d'introduction et dans les différents index, nous utilisons alors circa pour présenter les dates limites de l'activité dont l'exactitude est confirmée par des documents.
Chaque fois qu'un journal est mentionné dans une biographie, son titre correspond à celui qu'il portait au moment où l'on y réfère. La plupart du temps, ce titre est vérifié à sa source même, mais il arrive aussi qu'on utilise des ouvrages de référence pour le confirmer. Dans les bibliographies individuelles, le titre a été uniformisé quand il variait au cours des années.
Chaque biographie est suivie d'une bibliographie particulière, divisée en sections telles que les sources d'archives, les journaux et les ouvrages imprimés. Les bibliographies particulières sont parfois précédées de renseignements concernant les publications du personnage ou de commentaires des auteurs sur la documentation utilisée; dans ce dernier cas, les initiales des collaborateurs figurent entre crochets à la fin du commentaire. Chaque fois que c'est possible, les références aux sources d'archives renvoient aux documents originaux; toutefois, si l'auteur a consulté des copies, la provenance de celles-ci sera aussi indiquée. Aux sources et ouvrages cités par les collaborateurs en bibliographie particulière, d'autres ont parfois été ajoutés par les équipes du Dictionnaire biographique du Canada/Dictionary of Canadian Biography de façon à fournir une plus ample documentation. Les références aux documents ou aux ouvrages imprimés ont été vérifiées minutieusement, soit auprès du dépôt d'archives ou à l'aide de la page de titre ou des catalogues des bibliothèques. Plusieurs ouvrages de référence ont aussi été utiles dans la vérification ; les plus importants sont cités dans la Bibliographie générale. Pour obtenir plus de renseignements sur la documentation disponible sur l'histoire du Canada, le lecteur pourra consulter : Guide to reference materials for Canadian libraries, Kirsti Nilsen et al., édit. (8e éd., [Toronto], 1992) et Guide du chercheur en histoire canadienne, sous la direction de Jean Hamelin (Québec, 1986).
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La fonction d'exploration par terme d'identification est conçue pour aider les chercheurs à suivre leurs champs d'intérêt d'un volume à l'autre. La plupart des regroupements concernent des professions exercées par certains personnages au Canada, mais d'autres catégories non professionnelles ont été ajoutées pour aider les chercheurs qui abordent le passé d'un point de vue particulier.
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